Excel-Tabelle in PDF umwandeln – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Excel zu PDF: So einfach wandeln Sie Ihre Dateien um!

Stehen Sie vor der Aufgabe, eine Excel-Tabelle in PDF umzuwandeln? Egal ob es sich um eine .xlsx oder eine ältere .xls-Datei handelt, das Konvertieren von Excel zu PDF ist oft notwendig. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie direkt aus Microsoft Excel heraus eine PDF-Datei erstellen können – sei es durch Speichern, Exportieren oder Drucken. Wir zeigen Ihnen die gängigsten Wege auf Windows und Mac, inklusive Screenshots, und erklären auch, wie Sie eine ganze Arbeitsmappe in PDF umwandeln oder nur ein einzelnes Tabellenblatt in PDF speichern.

Warum eine Excel-Tabelle als PDF speichern?

Das Speichern einer Excel-Datei als PDF hat viele Vorteile. PDF (Portable Document Format) ist ein universelles, plattformunabhängiges Format. Das bedeutet, Ihre Datei sieht auf jedem Gerät gleich aus, unabhängig davon, ob der Empfänger Excel installiert hat oder nicht. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Layout, Formatierungen und Schriftarten exakt erhalten bleiben, ist das Umwandeln der Excel-Datei in PDF die beste Wahl. Bedenken Sie aber: PDFs sind primär für die Ansicht und Weitergabe gedacht, nicht zur einfachen Bearbeitung. Dafür benötigen Sie spezielle PDF-Editoren.

Methoden zur Konvertierung: Excel in PDF speichern oder drucken

Es gibt mehrere Wege, um Excel nach PDF umzuwandeln. Hier sind die zwei in Excel integrierten Hauptmethoden:

Methode 1: Eine Excel-Tabelle als PDF speichern

Dies ist oft der schnellste Weg, um Excel als PDF zu exportieren:

1. Öffnen Sie die Excel-Datei (XLSX oder XLS), die Sie konvertieren möchten.
2. Klicken Sie im Menü auf Datei > Speichern unter (oder manchmal Exportieren).
3. Wählen Sie den gewünschten Speicherort. Vergeben Sie einen passenden Dateinamen.
4. Im Dropdown-Menü Dateityp wählen Sie PDF (*.pdf) aus.
5. Hier können Sie oft auch über „Optionen“ festlegen, ob die gesamte Arbeitsmappe oder nur das aktive Tabellenblatt gespeichert werden soll. Klicken Sie auf Speichern.
6. Fertig! Ihre Excel-Datei wurde als PDF gespeichert. Diese Methode funktioniert zuverlässig auf Windows und Mac.

Mit dieser Methode kannst du gezielt einzelne Tabellenblätter oder den gesamten Arbeitsbereich als PDF speichern.

Methode 2: Direkter PDF/XPS-Export über die Exportieren-Funktion

Neben dem „Speichern unter“-Dialog und der Druckfunktion bietet Excel (insbesondere in neueren Windows-Versionen) oft eine dedizierte Exportfunktion für PDFs, die sehr direkt ist.

1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe (.xlsx oder .xls), die Sie konvertieren möchten.
2. Klicken Sie oben links auf die Registerkarte Datei.
3. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Punkt Exportieren.
4. Klicken Sie auf die Option PDF/XPS-Dokument erstellen. Oft ist dies bereits vorausgewählt oder prominent platziert. Klicken Sie dann auf die gleichnamige Schaltfläche rechts daneben.
5. Es öffnet sich das Dialogfeld „Als PDF oder XPS veröffentlichen“. Wählen Sie hier Ihren gewünschten Speicherort und vergeben Sie einen Dateinamen.
6. Überprüfen Sie, ob unter Dateityp: die Option PDF (*.pdf) ausgewählt ist.
7. Optional aber empfohlen: Klicken Sie auf Optionen.... Hier können Sie detailliert festlegen, was exportiert werden soll (Auswahl, Aktive Blätter, Gesamte Arbeitsmappe) und weitere Einstellungen vornehmen (z. B. Dokumenteigenschaften, PDF/A-Kompatibilität).
8. Klicken Sie abschließend auf Veröffentlichen. Ihre Excel-Datei wird nun direkt als PDF exportiert.

Diese Methode ist funktional sehr ähnlich zu „Speichern unter“, wird aber von manchen Nutzern als übersichtlicher empfunden und ist speziell für das Erstellen von PDF- oder XPS-Dokumenten gedacht. Sie ist vor allem in Excel für Windows verbreitet.

Methode 3: Excel drucken als PDF mit einem virtuellen Drucker

Eine weitere beliebte Methode ist das „Drucken“ in eine PDF-Datei. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie spezifische Druckeinstellungen nutzen möchten.

1. Öffnen Sie Ihre Excel-Tabelle.
2. Gehen Sie zu Datei > Drucken.
3. Wählen Sie im Drucker-Auswahlmenü einen PDF-Drucker aus. Gängige Optionen sind „Microsoft Print to PDF“ (Windows), „Als PDF sichern“ (Mac) oder „Adobe PDF“ (wenn Adobe Acrobat installiert ist). Es gibt also einen integrierten PDF-Drucker für Excel-Dateien auf den meisten Systemen.
4. Passen Sie bei Bedarf die Druckeinstellungen an (z. B. Auswahl, Seitenränder).
5. Klicken Sie auf Drucken.
6. Ein Dialogfenster fordert Sie auf, Speicherort und Dateinamen für die neue PDF-Datei festzulegen.
7. Bestätigen Sie mit Speichern. So haben Sie erfolgreich Excel als PDF gedruckt.

Sollte kein PDF-Drucker vorinstalliert sein, können Sie kostenlose Tools wie „PDFCreator“ installieren, um diese Funktionalität nachzurüsten.

Weitere Optionen: Excel zu PDF online, mobil und mit anderer Software

Neben den direkten Excel-Methoden gibt es zahlreiche weitere Wege:

• Excel zu PDF online kostenlos: Diverse Webseiten bieten die Konvertierung direkt im Browser an. Suchen Sie nach „Excel zu PDF online kostenlos“, aber achten Sie auf Datenschutz und Sicherheit bei vertraulichen Daten.
• Excel zu PDF ohne Software: Manche Online-Tools erfordern keine Installation.
• Excel zu PDF mit Adobe Acrobat: Professionelle Software wie Adobe Acrobat bietet erweiterte Optionen für die PDF-Erstellung und -Bearbeitung.
• Excel in PDF umwandeln mit Office 365: Cloud-Versionen von Excel bieten ebenfalls Exportfunktionen.
• Excel zu PDF mit Google Sheets: Wenn Sie Google Sheets nutzen, können Sie Ihre Tabellen ebenfalls direkt als PDF herunterladen.
• Excel zu PDF am Mac: Wie beschrieben, funktionieren die Methoden „Speichern unter“ und „Drucken“ auch am Mac.
• Excel zu PDF mit LibreOffice: Die kostenlose Office-Suite LibreOffice Calc hat ebenfalls eine eingebaute Funktion zum Exportieren als PDF.
• Excel zu PDF am iPhone / Android: Mobile Excel-Apps oder spezielle Konverter-Apps ermöglichen die Umwandlung auch unterwegs.

Tipps zur optimalen Formatierung für den PDF-Export

Damit Ihre konvertierte Excel-Datei im PDF-Format professionell aussieht und gut lesbar ist, beachten Sie diese Tipps vor dem Exportieren oder Drucken als PDF:

• Druckbereich festlegen: Markieren Sie den Bereich, den Sie umwandeln möchten, und wählen Sie Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegen, falls nicht alles benötigt wird.
• Seitenlayout optimieren: Unter Seitenlayout können Sie Orientierung (Hoch-/Querformat), Seitenränder und Skalierung anpassen, um unschöne Seitenumbrüche zu vermeiden. Dies ist wichtig, wenn Sie eine große Arbeitsmappe in PDF umwandeln.
• Vorschau nutzen: Verwenden Sie immer die Druckvorschau (Datei > Drucken), um das Ergebnis zu prüfen, bevor Sie die Excel-Datei als PDF speichern.
• Schriftgröße und Spaltenbreite: Stellen Sie sicher, dass Texte vollständig sichtbar und lesbar sind. Passen Sie Spaltenbreiten ggf. an.
• Kopf- und Fußzeilen: Fügen Sie über Einfügen > Kopf- und Fußzeile nützliche Informationen wie Seitenzahlen, Datum oder Dateinamen hinzu

Fazit

Sie sehen, das Umwandeln von Excel-Dateien (XLSX oder XLS) zu PDF ist unkompliziert. Ob Sie die Methode Excel in PDF speichern, Excel als PDF exportieren oder Excel drucken als PDF bevorzugen, hängt von Ihren Vorlieben und Anforderungen ab. Für komplexere Aufgaben oder wenn Sie unterwegs sind, können auch Online-Konverter, spezielle Software wie Adobe Acrobat oder mobile Lösungen hilfreich sein. Denken Sie immer daran, die Formatierung vor dem finalen Speichern zu überprüfen, um ein optimales Ergebnis zu erzielen, wenn Sie Ihre Excel-Tabelle nach PDF umwandeln.

Was ist Excel?

Microsoft Excel ist ein führendes Tabellenkalkulationsprogramm, Teil des Microsoft Office Pakets. Es wird weltweit zur Organisation, Analyse, Berechnung und Visualisierung von Daten genutzt. Von einfachen Listen bis zu komplexen Finanzmodellen – Excel ist ein mächtiges Werkzeug für Unternehmen und Privatpersonen auf Windows und Mac.

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Was ist ein PDF?

Das Portable Document Format (PDF), entwickelt von Adobe, ist ein Standard für den Austausch elektronischer Dokumente. Der Hauptvorteil liegt darin, dass Layout und Formatierung unabhängig von Software, Hardware oder Betriebssystem erhalten bleiben. PDFs sind ideal für Dokumente, die nicht mehr bearbeitet werden sollen, wie Rechnungen, Formulare oder Präsentationen, und können mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader oder anderen Readern angezeigt werden.

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