Der neue Outlook beeindruckt mit vielseitigen Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, die den Arbeitsalltag effizienter gestalten. (Microsoft Outlook)

12 Nützliche Tipps für das Neue Microsoft OutlookOutlook zeigt sich in neuem Gewand – moderner, flexibler und intuitiver. Mit individuell anpassbaren Ansichten, intelligenter Priorisierung von E-Mails und nahtloser Integration in den Arbeitsalltag wird die Organisation noch effizienter. Ob Kalender, Aufgaben oder Kommunikation: Alles an einem Ort, übersichtlich und leicht zugänglich. Ein Upgrade, das spürbar den Unterschied macht.

E-Mails effizient verwalten: Automatisches Lesen deaktivieren (Microsoft Outlook)

Standardmäßig markiert Outlook E-Mails als gelesen, sobald sie kurz angeklickt werden. Dadurch können wichtige Nachrichten leicht übersehen werden. Deaktiviere diese Funktion unter Einstellungen > E-Mail > Nachrichtenbehandlung.

Wähle die Option „Elemente nicht automatisch als gelesen markieren“, damit du selbst entscheidest, wann eine Nachricht als gelesen gilt. Das ist besonders hilfreich bei vielen E-Mails im Posteingang.

Posteingang anpassen: Gruppierung nach Unterhaltung deaktivieren (Microsoft Outlook)

Outlook gruppiert E-Mails mit gleichem Betreff standardmäßig als Unterhaltung. Das kann bei komplexen Themen mit mehreren Beteiligten unübersichtlich werden.

Unter Einstellungen > Layout kannst du die Option „E-Mails nach Unterhaltung gruppieren“ deaktivieren und stattdessen „E-Mails als einzelne Nachrichten anzeigen“ aktivieren. So behältst du bei Antworten leichter den Überblick.

Wichtige E-Mails visuell hervorheben mit bedingter Formatierung (Microsoft Outlook)

Im digitalen Nachrichtenfluss können wichtige E-Mails schnell übersehen werden – vor allem, wenn sie in einem überfüllten Posteingang untergehen. Outlook bietet dir mit der Funktion „Bedingte Formatierung“ eine einfache Möglichkeit, solche Nachrichten automatisch hervorzuheben und damit schneller wahrzunehmen.

So geht’s:

Gehe zu Einstellungen > E-Mail > Bedingte Formatierung.
Klicke auf „Hinzufügen“, um eine neue Regel zu erstellen.
Gib der Regel einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Wichtige Kunden-E-Mails“).
Wähle die Schriftart, Farbe oder Textformatierung, die für diese Regel gelten soll (z. B. rote Schrift, fette Hervorhebung).
Klicke auf „Bedingung“, um festzulegen, nach welchen Kriterien (z. B. Absenderadresse oder Stichwörter im Betreff) Outlook die E-Mails filtern soll.

Beispiele für sinnvolle Regeln:

Absenderbasierte Regel: Alle E-Mails vom Chef oder einem VIP-Kunden in dunkelblauer Fettschrift darstellen.
Themenbezogen: Mails mit dem Stichwort „Rechnung“ oder „dringend“ im Betreff automatisch in roter Schrift anzeigen.
Projektorientiert: E-Mails zu einem bestimmten Projekt – z. B. mit dem Begriff „Projekt Phoenix“ – grün markieren.

Vorteile:

Die visuelle Struktur erleichtert das Priorisieren – besonders bei hohem E-Mail-Aufkommen.

Du erkennst wichtige Nachrichten sofort, auch wenn du gerade keine Zeit hast, alle E-Mails zu lesen.

Du kannst E-Mails nach Bedeutung sortieren, ohne zusätzliche Klicks oder Ordner.

Das Management-Cockpit aktivieren – E-Mails, Kalender und Aufgaben auf einen Blick (Microsoft Outlook)

Um effizient und organisiert zu arbeiten, brauchst du eine zentrale Schaltzentrale, in der alle relevanten Informationen zusammenfließen. Outlook bietet genau das: ein smartes Management-Cockpit, das dir erlaubt, E-Mails, Termine und Aufgaben übersichtlich in einer Ansicht zu kombinieren.

So richtest du dein Cockpit ein:

Klicke oben rechts auf das Kalender-Symbol oder das Aufgaben-Symbol, um die jeweiligen Bereiche in der Seitenleiste zu öffnen.
Alternativ kannst du über die Navigationsleiste zwischen den Modulen „E-Mail“, „Kalender“, „Aufgaben“ und „Personen“ wechseln.
Verwende die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht, je nach Arbeitsstil – du behältst so jederzeit den Überblick über deine Agenda.

Vorteile des kombinierten Überblicks:

Die Cockpit-Ansicht hilft dir, Konflikte bei Terminüberschneidungen frühzeitig zu erkennen und Ressourcen gezielter zu planen.

Du musst nicht ständig zwischen Fenstern oder Registerkarten wechseln – alles ist an einem Ort verfügbar.

Neue Termine, Erinnerungen oder Aufgaben lassen sich direkt aus E-Mails erstellen und visuell einordnen.

Benachrichtigungen optimieren: Fokus auf das Wesentliche (Microsoft Outlook)

Deaktiviere unnötige Benachrichtigungen unter Einstellungen > Allgemein > Benachrichtigungen, um konzentrierter zu arbeiten.

Lass jedoch Kalender- und Erwähnungsbenachrichtigungen (z. B. bei Dateien auf OneDrive oder SharePoint) aktiv, um keine Termine oder wichtigen Infos zu verpassen.

E-Mails in Aufgaben oder Termine umwandeln (Microsoft Outlook)

Ziehe eine E-Mail einfach in die Aufgabenleiste oder den Kalender, um daraus direkt einen Termin oder eine Aufgabe zu erstellen. Mit Rechtsklick kannst du das Datum anpassen.

Die E-Mail bleibt erhalten, aber die Inhalte werden übernommen – ideal zur Nachverfolgung.

Kalenderwochen anzeigen für bessere Planung (Microsoft Outlook)

Unter Einstellungen > Kalender kannst du Kalenderwochen aktivieren. Das hilft dir bei der langfristigen Planung und der Koordination mit anderen Beteiligten.

E-Mails anpinnen oder Erinnerungen festlegen (Microsoft Outlook)

Wichtige Mails lassen sich mit „Anheften“ oben im Posteingang fixieren (Rechtsklick > Anheften). Alternativ kannst du mit „Später erinnern“ festlegen, wann sie wieder oben angezeigt werden sollen.

Datum und Uhrzeit kannst du individuell einstellen.

Dateien schneller anhängen Zeit sparen beim Versenden von Anhängen (Microsoft Outlook)

Das Anhängen von Dateien in Outlook kann mit den richtigen Kniffen nicht nur schneller, sondern auch deutlich intelligenter erfolgen. Statt dich durch Ordner zu klicken, nutzt du einfach moderne Funktionen, die dir sofort Zugriff auf die zuletzt genutzten Dateien geben – besonders praktisch im Arbeitsalltag.

So funktioniert’s:

Schrägstrich verwenden (/): Beim Verfassen einer E-Mail tippst du einfach ein / in das Feld zum Einfügen von Anhängen. Sofort erscheint eine Liste mit zuletzt verwendeten Dateien, auf die du mit nur einem Klick zugreifen kannst – unabhängig davon, wo sie gespeichert sind.
Dateinamen eingeben: Alternativ beginnst du einfach, die ersten Buchstaben des Dateinamens zu tippen. Outlook durchsucht automatisch deine OneDrive- oder SharePoint-Dateien und schlägt passende Dokumente vor.

Wann ist das besonders hilfreich?

Wenn du regelmäßig mit wiederkehrenden Dokumenten wie Angeboten, Präsentationen oder Projektplänen arbeitest.
Bei der Arbeit im Team, wenn du Dateien aus gemeinsamen Cloud-Bibliotheken einfügst.
Wenn du oft E-Mails mit mehreren Anhängen verschickst – Outlook hilft dir, die richtigen Dateien schnell zu finden.

Zusatztipp:

Du kannst deine häufig genutzten Dateien in OneDrive auch in einem spezifischen Ordner „Favoriten“ speichern, um sie noch schneller auffindbar zu machen – vor allem, wenn du mit bestimmten Projekten oder Kund:innen arbeitest.

E-Mails zeitversetzt senden – clever planen, professionell auftreten (Microsoft Outlook)

Du willst eine E-Mail schon jetzt schreiben, aber sie soll erst später beim Empfänger ankommen? Mit der Funktion „Senden planen“ in Outlook kannst du ganz einfach festlegen, wann deine Nachricht verschickt werden soll – ideal, um Arbeitsabläufe zu strukturieren, Kollegen nicht außerhalb der Arbeitszeiten zu stören oder pünktlich geplante Kommunikation zu automatisieren.

🛠️ So funktioniert’s:

Erstelle wie gewohnt deine E-Mail.
Klicke nicht direkt auf „Senden“, sondern auf den kleinen Pfeil rechts daneben.
Wähle „Senden planen“.
Gib Datum und Uhrzeit ein, wann die E-Mail verschickt werden soll.
Bestätige mit Planen – Outlook übernimmt den Rest im Hintergrund.

Wann ist das besonders nützlich?

Wenn du nach Feierabend arbeitest, aber den Empfänger nicht stören willst.
Bei zeitlich geplanten Erinnerungen, z. B. für ein Meeting oder eine Deadline.
Für regelmäßige Follow-ups, die du im Voraus vorbereitest.
Wenn du mit internationalen Teams zusammenarbeitest und Zeitverschiebungen berücksichtigen musst.

Praktischer Nebeneffekt:

Du hast bis zum Versandzeitpunkt noch die Möglichkeit, die E-Mail zu bearbeiten oder zu löschen – also auch ein hilfreiches Sicherheitsnetz gegen Fehler oder spontane Änderungen.

E-Mails zurückrufen (Microsoft Outlook)

Falls du eine Mail versehentlich verschickst, kannst du sie innerhalb eines festgelegten Zeitraums zurückrufen. Unter Einstellungen > E-Mail > Verfassen und Antworten aktiviere „Senden rückgängig machen“ und wähle den Zeitraum.

Alternativ kannst du E-Mails über „Nachricht zurückrufen“ löschen – sofern beide Parteien dieselbe Exchange- oder Microsoft-365-Mailbox verwenden.

Konsequentes E-Mail-Management – der Schlüssel zu einem klaren Posteingang (Microsoft Outlook)

E-Mails sind das zentrale Kommunikationsmittel im beruflichen Alltag – doch ohne eine klare Strategie kann sich der Posteingang schnell in ein digitales Chaos verwandeln. Outlook bietet praktische Werkzeuge, mit denen du deine Nachrichten gezielt verarbeitest und so dauerhaft den Überblick behältst.

Vier einfache Entscheidungswege:

Bei jeder neuen E-Mail solltest du dir direkt eine dieser Optionen überlegen:

Löschen – Wenn die Nachricht keine Relevanz hat oder bereits erledigt ist.
Antworten – Wenn du sofort reagieren kannst (innerhalb von 2 Minuten – erledige es sofort!).
Delegieren – Wenn jemand anderes zuständig ist: einfach weiterleiten.
In Aufgabe umwandeln – Wenn du selbst etwas zu erledigen hast, aber nicht sofort reagieren kannst.

So hilft Outlook dabei:

Mit Drag & Drop kannst du E-Mails direkt in die Aufgabenliste oder in den Kalender ziehen – inklusive Betreff und Inhalt.
Verwende Flaggen oder die Option „Später erinnern“, um dir selbst Follow-ups zu setzen.
Nutze die Aufgabenansicht, um offene Punkte zu priorisieren und in konkrete To-dos zu überführen.

Vorteile dieser Methode:

Ein strukturierter Posteingang, der nur E-Mails enthält, die noch Aufmerksamkeit brauchen.
Weniger Stress, weil du weißt, dass nichts verloren geht – alles hat seinen Platz.
Mehr Fokus, weil du dich auf eine Nachricht nach der anderen konzentrierst.
Eine bessere Teamkommunikation, weil Aufgaben nicht liegen bleiben oder vergessen werden.

Extra-Tipp:

Plane dir täglich 2–3 feste Zeiten ein, in denen du deinen Posteingang durchgehst, statt ihn permanent offen zu lassen. So vermeidest du Ablenkung und bleibst produktiv.

Verarbeite jede E-Mail konsequent: Löschen, Antworten, Delegieren oder in Aufgabe umwandeln. So bleibt dein Posteingang aufgeräumt. Outlook unterstützt dich mit Aufgaben und Erinnerungen bei der Umsetzung dieses Prinzips.

Microsoft Outlook 12 Nützliche Tipps für das Neue.